Новости

Советы по снижению затрат на офисную печать в больших офисах

В настоящее время перед сотрудниками департаментов информационных технологий стоит задача оптимизации денежных затрат на обслуживание офисной техники (принтеров, многофункциональных устройств и т.д.). Особенно остро эта задача стоит при объединении структурных подразделений предприятия в одном здании, при реорганизации предприятий в одну компанию, при централизации управления затратами на офисную технику.

Часто для работы в офисах применяются устройства для печати разных фирм или устройства, не предназначенные для работы в офисе. Зачастую, каждому сотруднику предприятия предоставлен в пользование отдельный принтер, что значительно затрудняет работу отдела ИТ и увеличивает затраты на обслуживание офисной техники.

Специалисты дают несколько советов, при помощи которых можно сократить расходы на содержание печатающих устройств.

1. Рекомендуется отказаться от использования многофункциональных устройств, струйных принтеров и факсов с термолентой, заменив их лазерными МФУ.

2. Стоит установить сетевой лазерный принтер, оснащенный картриджем большого объема, за которым смогут работать несколько сотрудников вместо того, чтобы выделять отдельное печатающее устройство для каждого из них.

3. Следует отказаться от принтеров и МФУ малоизвестных марок и единиц техники, которыми сотрудники пользуются нечасто. Вместо них лучше использовать только сетевые принтеры с лазером и МФУ. При этом, лучше, если картриджи и техника изготовлены одним производителем.

4. К оснащению офиса печатающей техникой стоит подойти рационально, производя замену принтера или МФУ только в тех помещениях, где это необходимо. Например, если единицей данной техники в кабинете пользуется только один человек, то нет необходимости ее замены на более мощную.

5. Как и любая техника, принтер или МФУ может сломаться. В связи с этим, целесообразно иметь несколько единиц техники для подмены неработающего аппарата. Кроме того, сетевых принтеров, равномерно распределенных по офису, должно быть несколько. Не стоит забывать, что уменьшить количество принтеров - не значит свести его к минимуму.

6. Ремонт техники и заправку картриджей целесообразно доверить специализирующейся в этой сфере компании.

7. Необходимо контролировать работу сотрудников с цветными принтерами, т.к. их заправка стоит недешево, при этом, далеко не каждый документ требует печати в цвете.